Compliance Management System, Verhaltenskodex und Regelkonformität
Das Selbstverständnis sowie die Vision, die Mission und die Werte von Hahn-Schickard als Organisation sowie den Mitarbeitenden als handelnden Personen sind in der Satzung sowie der Unternehmenspolitik beschrieben, die für alle Mitarbeitenden in den Qualitätsmanagement-Handbüchern der Hahn-Schickard-Institute zugänglich sind. Verantwortungsvolle Unternehmensführung bedeutet dabei für Hahn-Schickard selbstverständlich auch die Einhaltung gesetzlicher und zuwendungsrechtlicher Vorgaben.
Ziel dieses Verhaltenskodex ist der transparente und verantwortungsvolle Umgang mit geltenden Vorgaben zum Schutz von Hahn-Schickard und dessen Mitarbeitenden.
Das Compliance Management System
Hahn-Schickard versteht regelkonformes Agieren als Bestandteil des täglichen Arbeitens aller Mitarbeitenden. Die Struktur des Compliance Management Systems baut daher auf den in der Geschäftsordnung definierten Verantwortlichkeiten auf. Das Gremium aus den Hahn-Schickard-Institutsleitern zusammen mit dem Geschäftsführer verantwortet das Gesamtsystem und berät über Ergänzungen bzw. Änderungen. Als Chief Compliance Officer (CCO) ist Clemens Pecha benannt. An den Hahn-Schickard-Instituten sind die jeweiligen Institutsleitungen für die Umsetzung des Compliance Management Systems zuständig. Von allen Mitarbeitenden von Hahn-Schickard wird erwartet, dass sie vorgegebene Regelungen dieses Systems beachten. Darüber hinaus haben sie die Möglichkeit, sich aktiv in deren Weiterentwicklung einzubringen.
Intern werden gesellschaftsweite Regelungen zentral über die Qualitätsmanagement-Handbücher der einzelnen Hahn-Schickard-Institute zur Verfügung gestellt. Diese beinhalten insbesondere die Satzung sowie die Vision, Mission und Werte von Hahn-Schickard sowie darüberhinausgehende Regelungen wie beispielsweise die Regelungen zur Sicherung der guten wissenschaftlichen Praxis. Mitarbeitende werden in Schulungen und Workshops regelmäßig auf Compliance-Themen angesprochen und geschult.
Darüber hinaus ist das Compliance Management System über die Hahn-Schickard-Webseite weltweit zugänglich.
Überwachung und Verbesserung
Als Zuwendungsempfänger unterliegt Hahn-Schickard neben speziellen Auflagen auch regelmäßigen externen Kontrollen. So wird Hahn-Schickard beispielsweise durch den Landesrechnungshof, das Finanzamt, durch die Sozialversicherungsträger sowie von Wirtschaftsprüfern geprüft.
Die ständige Verbesserung der Prozesse und Abläufe steht dabei in einem besonderen Fokus. Vorsätzliche Regelverstöße gegen das Compliance Management System werden nicht toleriert und konsequent geahndet. Zugleich wird das Compliance Management System kontinuierlich weiterentwickelt, indem Schwachstellen identifiziert und entsprechende Anpassungen vorgenommen werden.
Hinweise auf Fehlverhalten
Zu einer positiven und offenen Organisationskultur gehört für Hahn-Schickard die Einhaltung gesetzlicher und interner Vorgaben und der verantwortungsvolle Umgang mit Hinweisen auf Verstöße. Seriöse Hinweise helfen uns, Regelverstößen frühzeitig entgegenzuwirken und Schäden für die eigene Organisation, die Hahn-Schickard-Mitarbeitenden sowie die Hahn-Schickard-Kunden und -Lieferanten zu verhindern. Hahn-Schickard bietet daher über mehrere Meldewege die Möglichkeit einer Kontaktaufnahme, um Verstöße gegen externe und interne Regelungen zu melden.
Unsere Mitarbeitenden können sich bei Hinweisen auf Fehlverhalten direkt an den Chief Compliance Officer, an den Betriebsrat, an einen Bereichs-oder Institutsleiter oder an einen unserer Vorstände wenden.
Oft werden schädigende Verhaltensweisen aber aus Angst vor persönlichen Nachteilen nicht über die üblichen Meldewege angesprochen. Zum Schutze aller Beteiligten haben wir daher einen anonymen, elektronischen Postkasten für Hinweise auf wesentliche Regelverstöße eingeführt. Zweck dieses Hinweisgebersystems ist es, den Beschäftigten von Hahn-Schickard aber auch externen Hinweisgebern die Möglichkeit anzubieten, unter Wahrung ihrer Anonymität und ohne persönliche Nachteile befürchten zu müssen, den zuständigen Hahn-Schickard-Stellen erkannte Regelverstöße zu melden und geschützt mit ihnen kommunizieren zu können.
So können wesentliche Verstöße gegen geltende gesetzliche und organisationsinterne Regeln oder Verhaltensgrundsätze gemeldet werden. Dies sind z.B. Straftaten (wie Korruption, Diebstahl, Veruntreuung, etc.), wissenschaftliches Fehlverhalten, Datenschutzverletzungen oder Umweltdelikte. Wir prüfen sorgsam und vertraulich alle Hinweise und ahnden konsequent und angemessen tatsächliche Verstöße. Das prüfende Gremium ergibt sich aus der Schwere des Verstoßes. (Vorstand oder Gremium aus Institutsleitung und Geschäftsführung oder betreffende Institutsleitung)
Zu unserem elektronischen Hinweisgebersystem via Internet gelangen Sie hier.
Die Meldungen werden an den CCO und den Vorsitzenden des Betriebsrats geleitet.
Erklärungen von Hahn-Schickard zur internen und externen Zusammenarbeit
Mission, Vision und die Werte von Hahn-Schickard sind in der Hahn-Schickard-Satzung sowie der Unternehmenspolitik beschrieben. Dabei ist es für Hahn-Schickard als öffentlich gefördertem, gemeinnützigem Verein selbstverständlich, die gesetzten Ziele unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben umzusetzen.
Die für Hahn-Schickard geltenden Vorgaben sind intern im Rahmen von Anweisungen, Betriebsvereinbarungen und Prozessen festgelegt. Alle Mitarbeitenden wurden über diesen Hahn-Schickard-Verhaltenskodex, der diese Vorgaben und die für Hahn-Schickard wichtigen Grundsätze transparent zusammenfasst, geschult und haben ständigen Zugriff auf seine Inhalte.
Mit den nachstehenden Erklärungen zur Zusammenarbeit möchte Hahn-Schickard sich proaktiv und transparent zu Themen positionieren, die für Hahn-Schickard von zentraler Bedeutung sind. Gleichermaßen erwartet Hahn-Schickard, dass auch dessen Geschäftspartner geltende Vorgaben und Vereinbarungen beachten, ihre Mitarbeitenden für rechtmäßiges und verantwortungsvolles Handeln sensibilisieren und von Hahn-Schickard kein illegitimes Handeln erwarten oder verlangen.
Verhaltenskodex und Regelungen
1. Respekt und Fairness im Umgang mit Geschäftspartnern
Hahn-Schickard praktiziert ein respektvolles und faires Auftreten gegenüber seinen Geschäftspartnern und beachtet die Vorgaben zum Wettbewerb. Hahn-Schickard ist unabhängig und wahrt seine Neutralität gegenüber den Interessen Einzelner oder Gruppen aus Politik, Wirtschaft und Gesellschaft.
Umgang mit Interessenkonflikten
Hahn-Schickard gestaltet seine Prozesse so, dass seine Mitarbeitenden bei ihrer Tätigkeit nicht in einen Konflikt zwischen ihren privaten und dienstlichen Interessen geraten. Hahn-Schickard klärt über Situationen, aus denen Interessenkonflikte entstehen können, aktiv auf und vermeidet diese. Dies gilt sowohl bei Geschäftsbeziehungen zu Hahn-Schickardnahen Unternehmen (Ausgründungen und Unternehmen, an denen Hahn-Schickard selbst oder Hahn-Schickard-Mitarbeitende oder deren Angehörige beteiligt sind) als auch in Bezug auf Insiderinformationen. Hahn-Schickard verhält sich gegenüber Interessengruppen neutral und weist illegitime Versuche der Einflussnahme auf seine Arbeit konsequent zurück.
Korruptionsprävention
Das Einfordern, Annehmen oder Anbieten von Geldzuwendungen, anderen gegenständlichen Geschenken, kostenlosen oder verbilligten Dienstleistungen und sonstigen Vergünstigungen zum Verschaffen eines Vorteils ist allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von Hahn-Schickard untersagt.
Bei der Annahme und der Vergabe von Geschenken agieren die Mitarbeitenden von Hahn-Schickard dezent und angemessen. Dasselbe gilt bei Einladungen zum Essen und zu Veranstaltungen. Zweifelsfälle sind mit dem Vorgesetzten abzustimmen.
Fairer Wettbewerb
Hahn-Schickard ist sich seiner wissenschaftlichen Qualität und Exzellenz bewusst und überzeugt damit im Wettbewerb mit anderen Marktteilnehmern. Hahn-Schickard achtet sowohl als Auftragnehmer und auch als Auftraggeber die Vorgaben zum Wettbewerb.
Auswahl von Geschäftspartnern
Hahn-Schickard wählt seine Geschäfts- und Kooperationspartner nach sachlichen und transparenten Kriterien und frei von persönlichen Interessen aus. Hahn-Schickard achtet auf deren Seriosität und Zuverlässigkeit. Hahn-Schickard erwartet von seinen Geschäfts- und Kooperationspartnern, dass sie gesetzliche Vorgaben und verbindliche Regelungen einhalten, ihre Mitarbeitenden für rechtmäßiges und verantwortungsvolles Handeln sensibilisieren und von Hahn-Schickard kein illegitimes Handeln erwarten oder verlangen.
Spenden und Sponsoring
Das Handeln von Hahn-Schickard unterliegt der sparsamen und wirtschaftlichen Mittelverwendung. Spenden und Sponsoring ohne Gegenwert durch Hahn-Schickard an Dritte sind daher nicht möglich. Als gemeinnützige Einrichtung ist Hahn-Schickard berechtigt, Spenden anzunehmen. Neben der steuerlich wirksamen Zuwendungsbestätigung erhält der Spender keinen Anspruch auf eine Gegenleistung. Die strategische Ausrichtung der Forschungsplanung von Hahn-Schickard erfolgt in jedem Fall eigenständig und unabhängig.
2. Respekt und Fairness im Umgang mit Mitarbeitenden
Hahn-Schickard schafft eine attraktive Unternehmenskultur und fördert die Identifikation aller Mitarbeiter mit Hahn-Schickard. Dafür werden ausgezeichnete Rahmenbedingungen und ein hoher Grad an Selbstbestimmung geboten.
Beschäftigung
Hahn-Schickard gewährleistet die angemessene Entlohnung seiner Mitarbeitenden. Hahn-Schickard beachtet die Vorgaben des Mindestlohngesetzes und erkennt die geltenden nationalen und internationalen Gesetze und Vorschriften des Arbeitsrechts an. Hahn-Schickard duldet weder Zwangsarbeit, Kinderarbeit noch Schwarzarbeit und erkennt die Allgemeine Erklärung der Menschenrechte (AEMR) an. Zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf unterstützt Hahn-Schickard moderne Formen der Arbeitsgestaltung. Hahn-Schickard achtet das Recht der Mitarbeitenden auf Versammlungsfreiheit sowie ihr Recht, sich ihre betrieblichen Vertreterinnen und Vertreter frei und unabhängig zu wählen. Hahn-Schickard garantiert, dass diese Vertreterinnen und Vertreter ihren gesetzlichen Auftrag erfüllen können und keiner Form der Diskriminierung ausgesetzt sind.
Entwicklung
Hahn-Schickard bietet seinen Mitarbeitenden attraktive Entwicklungsperspektiven, umfangreiche Qualifizierungsmöglichkeiten und verlässliche Rahmenbedingungen. Hahn-Schickard schafft Arbeitsbedingungen, in denen sich seine Mitarbeitenden entfalten können. Hahn-Schickard fördert engagierte und leistungsbereite Mitarbeitende und bietet ihnen intern oder extern sehr gute Karrierechancen. Die Angebote von Hahn-Schickard hierfür sind zielgruppen- und bedarfsspezifisch ausgerichtet und unterstützen die Qualifizierung und Entwicklung der Mitarbeitenden in unterschiedlichen Phasen ihrer beruflichen Tätigkeit.
Diversität
Diversität ist ein wichtiger Handlungsgegenstand der Personalpolitik und Gestaltungsauftrag der Personalarbeit bei Hahn-Schickard. Diversität als Strategie eröffnet Wettbewerbsvorteile und erhöht den Innovationserfolg. Diversität beinhaltet für Hahn-Schickard neben der Chancengleichheit der Geschlechter auch die Aspekte Alter, Herkunft, sexuelle Orientierung, Religion oder Behinderung. Hahn-Schickard verpflichtet sich, der individuellen Verschiedenheit der Hahn-Schickard-Mitarbeitenden gerecht zu werden, diese wertzuschätzen und konstruktiv zu nutzen.
Führung
Die Führungskräfte von Hahn-Schickard tragen eine besondere Verantwortung. Sie sind mitverantwortlich für den Organisationserfolg, verantwortlich für die Mitarbeiterführung und die Gestaltung des Arbeitsumfelds. Gleichzeitig haben sie auch eine Vorbildfunktion. Hahn-Schickard unterstützt seine Führungskräfte bestmöglich bei der Ausübung der ihnen übertragenen Verantwortung und bietet ihnen Möglichkeiten zur Weiterentwicklung ihrer Führungskompetenz
Arbeits- und Gesundheitsschutz
Der Schutz der Gesundheit und damit verbunden die Sicherheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz sind für Hahn-Schickard von höchster Bedeutung. Im Sinne der Prävention stellt Hahn-Schickard hohe Ansprüche an die Arbeitssicherheit, an die Qualität der Arbeitsplätze sowie an das persönliche Verhalten im Arbeitsalltag. Hahn-Schickard hält die geltenden Arbeits- und Gesundheitsschutzrichtlinien ein. Gesundheitlich beeinträchtigte Mitarbeitende unterstützt Hahn-Schickard bei der Wiedereingliederung in den Arbeitsprozess.
3. Qualität und Professionalität in Leistung und Zusammenarbeit
Das Ziel von Hahn-Schickard sind zufriedene Kunden. Hahn-Schickard arbeitet effizient und erfüllt seine Projektversprechungen in der vereinbarten Qualität, sowie dem vereinbarten Kosten- und Zeitrahmen.
Gute wissenschaftliche Praxis und wissenschaftliche Integrität
Hahn-Schickard beachtet bei seiner Forschungsarbeit die Grundsätze guter wissenschaftlicher Praxis und entwickelt eine wissenschaftliche Integrität im Sinne einer umfassenden Verantwortung für die Redlichkeit und Qualität seiner Forschungsarbeiten. Hahn-Schickard folgt eindeutigen Regeln zur Klärung wissenschaftlichen Fehlverhaltens.
Link zur „Regelung zur Sicherung der guten wissenschaftlichen Praxis"
Informationssicherheit, Datenschutz und Geheimhaltung
Informationen, die Hahn-Schickard verarbeitet und erarbeitet, erfordern oft einen besonderen Schutz. Dies gilt für personenbezogene Daten ebenso wie für Hahn-Schickard anvertraute Firmendaten, Forschungsmethoden und -ergebnisse. Hahn-Schickard achtet darauf, dass diese Informationen nur im Rahmen der gesetzlichen, vertraglichen, betrieblichen und datenschutzrechtlichen Bestimmungen verwendet und vor unbefugter Kenntnisnahme durch Dritte geschützt werden.
Schutz von geistigem Eigentum
Die wissenschaftlichen Erkenntnisse und das geistige Eigentum hat für Hahn-Schickard einen hohen Wert. Patente, Erfindungen und sonstiges Know-how sind für Hahn-Schickard von besonderer Bedeutung, damit Hahn-Schickard auch langfristig seine Position als attraktiver Forschungspartner sicherstellen kann. Mit seinem geistigen Eigentum geht Hahn-Schickard sorgfältig um und Hahn-Schickard respektiert in gleicher Weise fremdes geistiges Eigentum.
Exportkontrolle und Zoll
Exportkontrollvorschriften beschränken aus sicherheitspolitischen Gründen den Außenwirtschaftsverkehr. Dieser umfasst den grenzüberschreitenden Austausch von Waren, Dienstleistungen und Know-how mit Dritten. Zollvorschriften beschränken den Warenverkehr mit Drittstaaten und dienen in erster Linie dem Schutz der Wirtschaft, der Kontrolle von genehmigungs- bzw. erlaubnispflichtigen Ein- und Ausfuhren sowie der Durchsetzung von Verboten und Beschränkungen. Hahn-Schickard beachtet sämtliche Vorschriften, die für den Import und Export von Gütern, Dienstleistungen und Informationen gelten.
4. Gesellschaftliche Verantwortung
Hahn-Schickard trägt durch seine Forschung zu einer nachhaltigen Entwicklung im Sinne einer ökologisch intakten, ökonomisch erfolgreichen und sozial ausgewogenen Welt bei. Dieser Verantwortung fühlt sich Hahn-Schickard verpflichtet.
Wissenschaftsverantwortung und Ethik
Hahn-Schickard ist sich der Verantwortung im Umgang mit Forschungsfreiheit und Forschungsrisiken bewusst und fördert daher den verantwortungsvollen Umgang mit Forschung. Bei politischen und gesellschaftlichen Auseinandersetzungen zu Forschungsfeldern, in denen Hahn-Schickard tätig ist oder zu denen Hahn-Schickard mit seiner Expertise beitragen kann, bringt Hahn-Schickard sich aktiv ein.
Verantwortung für die Umwelt
Hahn-Schickard hält sich an die Vorgaben zum Umweltschutz und unterstützt darüber hinaus das Bemühen um eine nachhaltige Gestaltung von Gesellschaft, Wirtschaft und Umwelt. Hahn-Schickard trägt durch die verantwortungsbewusste Umsetzung von neuen Technologien sowie durch Forschung und Studien für öffentliche Auftraggeber zu diesen Zielen bei.
Gemeinnützigkeit
Hahn-Schickard ist eine gemeinnützige Forschungseinrichtung, die der Förderung der angewandten Forschung verpflichtet ist. Aus der Gemeinnützigkeit ergeben sich für Hahn-Schickard Privilegien. Das Handeln von Hahn-Schickard ist aber auch an die Grundsätze der Gemeinnützigkeit gebunden.
Verantwortung im Umgang mit finanziellen Mitteln
Als Zuwendungsempfänger unterliegt Hahn-Schickard strengen haushaltsrechtlichen Auflagen und dem Besserstellungsverbot. Hahn-Schickard beachtet das Gebot der sparsamen und wirtschaftlichen Mittelverwendung. Hahn-Schickard achtet seine Ressourcen und geht damit sorgsam und wirtschaftlich um.
Im Namen aller Mitarbeitenden von Hahn-Schickard
Prof. Dr. Volker Nestle Clemens Pecha
Vorsitzender des Vorstands Geschäftsführer
